Equipo de trabajo
Alumnos: Mauricio Alejandro Rodríguez Guzmán, Nicolás Miranda, Mauricio Bonati, Christian Cruz, Gabriela Noll, José Ignacio Simpson, Gabriel Ortiz.
Profesores: Sergio Olavarría, José Rodríguez, Agustín J. González

29/08: 12:30 Asisten: Mauricio Rodríguez, Gabriel Ortiz, Christian Cruz, Mauricio Bonati, José Ignacio Simpson, Gabriela Noll, Sergio Olavarría, José Rodríguez, Agustín González

1. Christian muestra listado de contactos de 1739 ex-alumnos
2. Christian enviará a AGV lista de ex-alumnos elo de la asociación de ex-alumnos para ser incorporados al listado actual.
3. Los profesores Olavarría y Rodríguez prepararon una propuesta sobre mecanismo para distinguir a ex-alumnos.
   
4. Sergio recibirá observaciones hasta la reunión de mañana miércoles 30 sobre la propuesta, luego él la presentará para consideración del Consejo de Profesores.
5. Mauricio Bonati preparará contenido de correo a enviar a nuestros ex-alumnos. Éste incluirá: Fecha, lugar, objetivo, duración, tareas para ex-alumnos. Revisaremos y definiremos la versión en la reunión de Miércoles 30.
   
6. Agustín enviará correo retirando solicitud para usar campus Stgo.
7. José Simpson consultará con el señor Claudio Cortés del casino USM, precio de almuerzo, su capacidad de atención y capacidad de servicio.
8. José Simpson informa de costo de fotografías. Fotógrafo señor Yañez 1500$/foto  el cual baja a 1000$/foto por más de 100.
9. Para la reunión del miércoles 6, Mauricio Bonati presentará un avance de programa y José un avance de encuesta para ser discutidos y depurados.
   En general excelente participación en esta reunión.
   

23/08: 17:20 Asisten: Gabriel Ortiz, Mauricio Rodríguez, José Rodríguez, Sergio Olavarría, Agustín González

1. Sergio Olavarría informa sobre reunión del 17 de agosto. Horario regular de reuniones será Miércoles 15:20 hrs.
2. Gabriel Ortiz presenta presupuesto actualizado de 2.6M$  para evento con 150 personas.
3. Mauricio Rodríguez informa que sitio web está avanzando con Esteban
4. Gabriel Ortiz dejará fotocopia de criterios usados para la premiación en Casilla de José Rodríguez.
5. Agustín recordará a Mauricio Bonati traer la lista de contactos que ya se dispone.
6. Sergio y José se reunirán para estudiar las categorías de distinciones a otorgar durante el encuentro.
7. Próxima Reunión será Extraordinaria Martes 29 a las 12:30 hrs.
   - Se pide que traigan la lista con los contactos ya disponible
   - Sergio y José traerán las categorías para las distinciones.
8. Felicitamos a Gabriel Ortiz por la preparación del presupuesto. Muy Buen Trabajo!
9. Felicitamos a Mauricio Rodríguez por su gestiones en pro de disponer de un sistema informático para ingresar la lista de contactos.
   

17/08: 11:45 Coordina Reunión don Sergio Olavarría.

1. Acuerdos Horario de3 reuniones mi 9-10
2. Se asignaron dos números de anexo a la sala de los organizadores.
3. Gabriel Ortiz presentó presupuesto para encuentro con 150 asistentes
   

03/08: 12:00 Asisten: Gabriel Ortiz, Gabriela Noll, Mauricio Bonati, José Ignacio Simpson, Sergio Olavarría, Agustín González

1. Se informa sobre la organización estudiantil (definida en reunión previa)
   Comité Técnico: Christian Cruz, Mauricio Rodríguez
   Comité Logístico: José Ignacio Simpson,
   Comité Administración: Nicolás Miranda, Mauricio Bonati
   Comité Finanzas: Gabriela Noll, Gabriel Ortiz
2. Agustín informa creación de listas de correo: encuentro.org@elo.utfsm.cl y encuentro.prof@elo.utfsm.cl. La idea es que todos podemos enviar correos  a cualquiera de las listas pero deberíamos recibir sólo de una.

1.  Software para completar y administrar base de datos vía la WEB
   Sergio informa que Marcelo Maraboli cuenta con software para efectuar esta tarea. Tarea: a) Sergio se ofrece para contactar a Marcelo,  b) Mauricio Rodríguez contactará luego a Marcelo para recibir el software y ver su instalación para el encuentro.
2. Creación del sitio WEB del encuentro (dentro del cual la página de la base de datos -punto previo- será una sección)
   José Ignacio Informa que en el computador del Centro de Alumnos encontró material de encuentro previo.
   Tarea: José Ignacio Simpson contactará a Esteban -el mismo joven que administra la página del Centro de Alumnos- para solicitar la creación de la página del encuentro 2006.
3. Integración de base de datos Excel
   Mauricio Bonati tiene la información recopilada hasta la fecha.
   Tarea: Mauricio Bonati completará la planilla, la cual se espera que contenga al menos tres columnas: Nombre, Correo, teléfono; campos adicionales deseables son: RUT, año de ingreso y/o egreso. Para esto contactará:
   a) Asociación de ex-alumnos USM para intentar tomar de allí la información de ex-alumnos ELO.
   b) Integrar la planilla del encuentro anterior con la información de Ricardo Rojas. Si quedan columnas vacías, se procurarán llenar después.
   c) Conseguir la lista de direcciones de correo de la lista exalumnos@elo.utfsm.cl. Para las direcciones de electrónica, Agustín puede obtener el nombre de los ex-alumnos.
4. Obtención de financiamiento
   Agustín informa de la solicitud de proyecto por parte de la VREA. Sergio propone que el financiamiento sea por tercios: 1/3 VREA, 1/3 ELO y 1/3 ex-alumnos.
   Agustín informa que no hay problema en autorizar a los colegas de ELO para que cancelen su asistencia con cargo a sus cuentas en ELO.
   Tarea: Gabriel Ortiz preparará una propuesta financiera para la realización del encuentro, además incluirá los medios de pago por parte de los asistentes.
5. Encuesta
   Agustín informa que la señora Eugenia generó una versión electrónica de la encuesta del encuentro anterior.
   Tarea: José Ignacio hará una propuesta de encuesta para este año
6. Programa
   Agustín informa que hizo un primer bosquejo de programa para este año.
   Tarea: Mauricio Bonati hará una propuesta de programa para este año.
7. Horario reuniones
   Sergio Olavarría recibirá nuestros horarios para fijar nuestras reuniones.
   Tarea: Todos debemos enviar nuestros horarios a Sergio. Sergio nos informará de disponibilidad mayoritaria.
   

31/07: 10:00. Asisten: Christian Cruz, José Rodríguez, Sergio Olavarría, Agustín González.

03/07: Cuarta Reunión.  Gabriel Ortiz, Nicolás Miranda, Mauricio Bonati, Sergio Olavarría, José Rodríguez, Agustín.

Reporte de avances

1. Agustín reporta que la VREA (Vicerrectoría de asuntos económicos y administrativos) comprometió su apoyo financiero a esta actividad con monto del orden de 500~800 K$.
2. Gabriel reporta buena acogida por parte de los organizadores de la muestra ELO, los cuales han accedido a que los alumnos organizadores compartan el espacio con ellos.
3. Nicolás informa que el campus Santiago no tiene comprometida su auditorio de 120 personas para el 4 de nov.
4. Mauricio informa de los avances en la creación de la base de datos de ex-alumnos
   

Próximas tareas:

1. Agustín solicitará un aporte a VREA de 300K$ base + 4K$/asistente al evento.
2. Agustín enviará nota a la dirección del campus Stgo. para solicitar el uso de ambos auditorios Belloto 1 y 2 para el 4/11 y consultará por el costo de uso.
3. José consultará a Marcos López, Dir. Comunicaciones y Marketing, la aplicación para contactar a personas y llevar historial del contacto.
4. Sergio Solicitará anexo para sala donde trabajaran los estudiantes.
5. Los estudiantes se organizarán para transportar computador prestado por Sergio para esta actividad.
6. Agustín enviará correo a Gabriel Astudillo presentando a Nicolás para recibir acceso a la cuenta de correo exelo@elo.utfsm.cl y el sitio WEB http://www.exalumnos.elo.utfsm.cl/
7. Los estudiantes informarán de la estructura organizativa que se darán para atender las tareas del evento.
8. Agustín enviará correo a Gabriel pidiendo comparta con Mauricio la lista de direcciones del correo exalumnos@elo.utfsm.cl.
9. Los alumnos prepararán borrador de correo a enviar a los alumnos donde se les pide: a) responder para confirmar su dirección de correo, confirmar su teléfono, pedir datos de otros exalumnos (consultar por hacerlo stgo o valpo?)
   

Otros temas tratados:

1. Fuentes para armar la base de datos de exalumnos: Lista de Eugenia, listado encuentro 2004 (parece que está incluido en archivo Eugenia), Lista del seminario de titulación previos, listado Ricardo Rojas.
2. Próxima reunión Lunes 10 a las 10:00 en sala de profesores.
   

11/05: Segunda reunión: JRP, AGV:
26/04: 9:15 Primera Reunión de Coordinación del Encuentro de ex-alumnos, JRP, AGV:

1. Formación de equipo: Profesores AGV, JRP, SOS , AGV se compromete a invitar a SOS.
   Alumnos: AGV consultara con los alumnos, en particular aquellos que han manifestado interés en actividades de gestión.
   
2. Recopilación de datos de otros encuentros. Eugenia lo hará, AGV se los pedirá.
3. Aspectos a considerar (ideas iniciales):
   
1. Que signifique costo cero para el depto.
2. Incentivo a estudiantes: Se pagará según resultados.
   
3. Una de las primeras cosas es actualizar la base de datos de los ex-alumnos.
4. Búsqueda de recursos: Podemos contar con entre 500 a 800 K$ por parte de la VR.E.A.
5. Identificar lugar para trabajar + PC + teléfono (considerar celulares)
6. Buscar ex-alumno motivado que colabore con la organización aportando el punto de vista de los ex-alumnos.
4. Actividades durante el Encuentro
1. Seminario de titulación (LSB ¿?)
   
2. Magister profesional y diplomado (ROV¿?)
   
3. hacer lo pedido por la acreditación - Preparar presentación ELO, encuesta, foro (subcomisión).
4. Actividades emotivas
5. Fecha Tentativa 4/11
6. Próxima reunión: Lunes 8 a las 16:00 hrs.