Ejecución de Acción Asociada a Hallazgo 14 de Auditoría 2019

Hallazgo: 14.- Activo fijo adquiridos por funcionarios.
Ante los procesos aplicados a ciclo de activo fijo y por medio de la revisión de tanto del auxiliar de activo como de las altas del período en revisión, logramos identificar la existencia de compras de bienes de activo fijo por medio de rendiciones de recuperación de gastos, lo cual se entiende que son compras realizadas directamente por los funcionarios del departamento.

Recomendación de Auditores:
Recomendamos a la Dirección del Departamento de Electrónica contactarse y coordinar con la Dirección General de Finanzas, para realizar los controles sobre las rendiciones de recuperaciones de gastos presentadas por los funcionarios del Departamento, lo cual permita el debido cumplimiento de la normativa vigente establecida por la Universidad.

Plan de Acción 14:
La Dirección del Departamento de Electrónica instruirá a sus funcionarios respecto de la normativa institucional referida a la adquisición de activos, evidenciando la toma de conocimiento de esta, mediante un registro de firmas.

Responsable Agustín J. González
Plazo: 25 de Nov. 2019

Normativa Institucional (La consulta hecha está al final)

Date:     Thu, 21 Nov 2019 13:54:50 +0000
From:     Fernando Caceres Caceres <fernando.caceres@usm.cl>
To:     Agustin Gonzalez <agustin.gonzalez@usm.cl>
CC:     Cristian Perez <cristian.perez@usm.cl>

"Estimado Agustín,
  Junto con saludar y en atención a su solicitud le informo los procedimientos vigentes en materia de activos fijos:


Cabe mencionar que la Universidad debe cumplir tanto con la Normativa Contable Internacional como también la Normativa Tributaria de acuerdo a lo indicado por el S.I.I.

Es recomendable siempre, solicitar la compra de activos fijos con factura a nombre de la Universidad Técnica Federico Santa María, prefiriendo en mayor medida dichas compras a través del proceso centralizado en la Sección Compras de nuestra Universidad, y optar en casos puntuales por compras a través de Vales a Rendir o Recuperaciones de Gastos, entendiendo que estas últimas dos opciones son para compras menores y que deben realizarse en forma excepcional.

En adjunto va un resumen del manual de procedimientos en lo referente a la definición del rubro, y algunos ejemplos.

Adicionalmente le informo que en todos los Campus y Sedes en la respectiva Dirección de Administración y Finanzas contamos con un encargado de activos fijos, a quien usted puede realizar toda consulta en esta materia, y puede orientar cuando necesiten realizar una compra de dichos bienes a inventariar, también solicitar listados de bienes, etc.

Fernando Cáceres, Encargado Institucional de Activos Fijos USM, fono 32-22652998
Andrés Mancilla, Encargado de Activos Fijos Campus Valparaíso, fono 32-2652987
Cinthya Aedo, Encargada de Activos Fijos Sede Viña del Mar, fono 32-2277798
Dayana Rivas, Encargada de Activos Fijos Sede Concepción, fono 41-2407769
Gonzalo Silva, Encargado de Activos Fijos Campus Santiago, fono 2-23037092

Quedo atento a cualquier otra eventualidad
Saludos cordiales,

Fernando Cáceres C.
Encargado Institucional de Activo Fijo / Dirección de Finanzas
Teléfono 322652998 Universidad Técnica Federico Santa María

"

Notas adicionales:

* La Ley 20393 respecto de la Prevención del Delito no fue enviada por el señor Cáceres, usted puede consultarla aquí.
* Para compras a través de Vales a Rendir o Recuperaciones de Gastos con RUT USM, usted debe comprometer a estas obligaciones.

El correo de consulta al señor Cáceres fue:

De: Agustín J. González [mailto:agustin.gonzalez@usm.cl]
Enviado el: miércoles, 20 de noviembre de 2019 12:01
Para: Fernando Caceres Caceres <fernando.caceres@usm.cl>
Asunto: Solicitud de información

 

Estimado Fernando:
   Muchas gracias por atenderme al teléfono. Explico mi petición. Producto de un hallazgo en una auditoría al Depto. de Electrónica, se me ha pedido obtener la "normativa institucional referida a la adquisición de activos" Esto con el fin de informar a todo el personal y de esa forma alinearnos con lo pedido y superar el hallazgo de la auditoría.
   Esperaría que esa norma estuviera definida en algún o algunos documentos.
Muchas gracias,
Agustín