Hallazgo: 14.- Activo fijo adquiridos por funcionarios.
Ante los procesos aplicados a ciclo de activo fijo y por medio de la
revisión de tanto del auxiliar de activo como de las altas del período en
revisión, logramos identificar la existencia de compras de bienes de
activo fijo por medio de rendiciones de recuperación de gastos, lo cual se
entiende que son compras realizadas directamente por los funcionarios del
departamento.
Recomendación de Auditores:
Recomendamos a la Dirección del Departamento de Electrónica contactarse y
coordinar con la Dirección General de Finanzas, para realizar los
controles sobre las rendiciones de recuperaciones de gastos presentadas
por los funcionarios del Departamento, lo cual permita el debido
cumplimiento de la normativa vigente establecida por la Universidad.
Plan de Acción 14:
La Dirección del Departamento de Electrónica instruirá a sus funcionarios
respecto de la normativa institucional referida a la adquisición de
activos, evidenciando la toma de conocimiento de esta, mediante un
registro de firmas.
Responsable Agustín J. González
Plazo: 25 de Nov. 2019
Normativa Institucional (La consulta hecha está
al final)
Date: Thu, 21 Nov 2019 13:54:50 +0000
From: Fernando Caceres Caceres
<fernando.caceres@usm.cl>
To: Agustin Gonzalez <agustin.gonzalez@usm.cl>
CC: Cristian Perez <cristian.perez@usm.cl>
"Estimado Agustín,
Junto con saludar y en atención a su solicitud le informo los
procedimientos vigentes en materia de activos fijos:
Cabe mencionar que la Universidad debe cumplir tanto con la Normativa
Contable Internacional como también la Normativa Tributaria de acuerdo a
lo indicado por el S.I.I.
Es recomendable siempre, solicitar la compra de activos fijos con
factura a nombre de la Universidad Técnica Federico Santa María,
prefiriendo en mayor medida dichas compras a través del proceso
centralizado en la Sección Compras de nuestra Universidad, y optar en
casos puntuales por compras a través de Vales a Rendir o Recuperaciones
de Gastos, entendiendo que estas últimas dos opciones son para compras
menores y que deben realizarse en forma excepcional.
En adjunto va un resumen
del manual de procedimientos en lo referente a la definición del rubro,
y algunos ejemplos.
Adicionalmente le informo que en todos los Campus y Sedes en la
respectiva Dirección de Administración y Finanzas contamos con un
encargado de activos fijos, a quien usted puede realizar toda consulta
en esta materia, y puede orientar cuando necesiten realizar una compra
de dichos bienes a inventariar, también solicitar listados de bienes,
etc.
Fernando Cáceres, Encargado Institucional de Activos Fijos USM, fono
32-22652998
Andrés Mancilla, Encargado de Activos Fijos Campus Valparaíso, fono
32-2652987
Cinthya Aedo, Encargada de Activos Fijos Sede Viña del Mar, fono
32-2277798
Dayana Rivas, Encargada de Activos Fijos Sede Concepción, fono
41-2407769
Gonzalo Silva, Encargado de Activos Fijos Campus Santiago, fono
2-23037092
Quedo atento a cualquier otra eventualidad
Saludos cordiales,
Fernando Cáceres C.
Encargado Institucional de Activo Fijo / Dirección de Finanzas
Teléfono 322652998 Universidad Técnica Federico Santa María
"
Notas adicionales:
* La Ley 20393 respecto de la Prevención del Delito no fue enviada por el
señor Cáceres, usted puede consultarla aquí.
* Para compras a través de Vales a Rendir o Recuperaciones de Gastos con
RUT USM, usted debe comprometer a estas
obligaciones.
El correo de consulta al señor Cáceres fue:
De: Agustín J. González [mailto:agustin.gonzalez@usm.cl]
Enviado el: miércoles, 20 de noviembre de 2019 12:01
Para: Fernando Caceres Caceres
<fernando.caceres@usm.cl>
Asunto: Solicitud de información
Estimado Fernando:
Muchas gracias por atenderme al teléfono. Explico mi
petición. Producto de un hallazgo en una auditoría al Depto. de
Electrónica, se me ha pedido obtener la "normativa institucional
referida a la adquisición de activos" Esto con el fin de informar a todo
el personal y de esa forma alinearnos con lo pedido y superar el
hallazgo de la auditoría.
Esperaría que esa norma estuviera definida en algún o
algunos documentos.
Muchas gracias,
Agustín